REUNIONES

Sumario de las minutos de la Reunión del 22 de diciembre del 2008

Hubo 22 individuos en la asistencia, incluyendo un invitado: Patty.

La agenda para la reunión y los Minutos de la reunión anterior fueron aprobados.

Jeanie presentó el reporte del tesorero de noviembre y diciembre. El balance con el que empezamos en noviembre era de 166,477.81 pesos.

Ingresos y egresos por el periodo son como a continuación se muestran:

Gastos por diferentes copias.	-139.00
Dinero para la gasolina de Sergio (Reciclaje)	-250.00
Marco Antonio-Pago final por los documentos de la asociación	-7,500.00
Fiesta de donación de Thomas Bartlett -$100.00 USD	1,307.07
Impresiones del evento "Big Lunas" Boletos de fiesta Mex.	-1,225.00
Marco Antonio - Traducción a inglés de Las leyes.	-3,000.00

Esto cerró en un balance hasta el 22 de diciembre del 2008 de $155,670.88 pesos.

Ken advirtió al grupo que el proceso de establecerse como un grupo no lucrativo esta casi por completarse.

Tom anunció que la primera reunión del comité que fue establecido para mirar más de cerca el proyecto de la limpieza de la playa será el 29 de diciembre del 2008 a las diez en su residencia.

Ben reportó representado al comité de Fondos. Los eventos críticos actuales son la venta de boletos y la recolección de artículos para la subasta. Alrededor de 50 boletos han sido reservados para la fecha. Ian pidió voluntarios para llevar blocks de 10 boletos cada quien para venderlos. La fecha límite para regresar el dinero de los boletos vendidos será en nuestra próxima junta el 12 de enero del 2009. Se le pidió a los individuos a pensar creativamente sobre términos de donaciones para la subasta. Se mencionó que el comité todavía esta buscando un maestro de ceremonias para el evento. El comité proveerá una actualización sobre el evento para la próxima reunión.

Se reportó que el recetario de Los Amigos está listo para su última revisión.

Respecto a la propuesta para el Programa de Apoyo Educacional y Programa de Becas, Ken reportó que el Ejecutivo le gustaría continuar adelante con dos iniciativas por separado. Una sería un programa de becas, que provea a individuos quienes estén envueltos en servicios comunitarios. El programa apoyará a individuos quienes quieran superarse después de la preparatoria, del CONALEP o de otras instituciones. La segunda iniciativa sería un programa para apoyar a las escuelas. Los comités serán establecidos para mirar más de cerca ambos proyectos y proveer un presupuesto para cada uno. Hubo una discusión breve acerca de las dos iniciativas. Se sugirió que consideráramos buscar apoyo de organizaciones de servicios comunitarios en Canadá y Estados Unidos los programas de becas. También se recomendó que deba haber una conexión entre el comité de reciclaje y el comité del programa de apoyo Educacional. Hubo una sugerencia de que la noción de proveer apoyo a individuos bajo el programa de Apoyo Educacional podría tener un potencial para crear conflictos de interés. Dados los hechos de que algunos individuos clave estuvieron ausentes, se acordó posponer una discusión completa de las dos iniciativas hasta la próxima junta.

Ken anotó que el Ejecutivo se reunirá con el comité de reciclaje mañana para hablar acerca de la siguiente fase del programa de reciclaje.

Se señalado que el Ejecutivo está trabajando para crear conexiones con otras organizaciones clave en La Peñita: El Ejido, La delegación y la Asociación de empresarios. Estamos actualmente en el proceso de organizar una reunión con La delegación, lo cual ha sido ahora dicho bajo juramento. Se recomendó que los representantes de estas organizaciones deberían ser invitadas a una reunión futura de Los Amigos.

Zobeida acordó que ella se estará reuniendo con gente de su nación en su área para animarlos a ser parte en el trabajo de Los Amigos.

Se propuso por Jeanie y seguido de Anne que la junta fuera terminada. E movimiento se aprobó y la reunión se terminó a las 8:15.

La siguiente junta será el 12

Sumario de las minutos de la reunión de Los Amigos 8 de diciembre, 2008

Ken abrió la reunión hablando acerca de los retos y oportunidades que enfrentan Los amigos de La Peñita. El noto que el Ejecutivo se había reunido dos veces desde la última junta y estuvo recomendando un nuevo enfoque para la organización; esto se reportará más a profundo bajo los Comités y Proyectos.

Hubo treinta y tres individuos en asistencia, incluyendo cuatro anfitriones, Celia, Olga, Ian y Sydney.

La agenda fue pasada en revisión y aprobada.

PROCEDIMIENTOS DE LA REUNION.
Ken señaló la dirección general que el Ejecutivo recomendaba en términos de procedimientos para las juntas. Las reuniones se enfocarían sobre hacer decisiones en lugar de compartir información; el compartir la información sería hecho principalmente a través de nuestra página, correos electrónicos y anuncios públicos. El trabajo de Los Amigos sería hecho principalmente a nivel comité.

Ken entabló y revisó los procedimientos enviados. Las reuniones serían limitadas a una hora y media. Una agenda sería distribuida posterior a la junta. Los minutos serían publicados en el portal de Internet y las revisiones o correcciones serían hechas en la junta. Los negocios viejos consistirían en requerir reportes al comité y entablar o sobresaltar asuntos de la junta anterior. Los negocios nuevos consistirían en cosas que sean traídas ya sea por el Ejecutivo o por los miembros en general. La junta terminaría con un llamado para hacer la agenda de cosas de la siguiente reunión.

Hubo una discusión respecto a cambiar la hora de la junta a las 6:00. Se acordó que las juntas siguieran empezando a las 7:00 pero que las instalaciones estarían abiertas desde las 6:30 para que los miembros socialicen y hagan algunas discusiones informales.

PROCESO DE MEMBRESIA.
Ken resumió que el proceso del Ejecutivo fuera propuesto para formalizar la membresía de Los Amigos y distribuido a través de un envío de acuerdos para la membresía. El documento captura información básica de los miembros para que el secretario o secretaria pueda mantener un padrón de miembros y resumir los derechos y obligaciones de individuos quienes quieran hacerse miembros de Los Amigos. Se anotó que la recomendación del Ejecutivo era para que los individuos no pudieran tener derecho a votar hasta que hubieran asistido a una junta y completada la solicitud de la membresía y así pudieran votar en su segunda reunión.

Roberto asintió seguido de Johan, que el proceso y la solicitud fuera aprobada con la adición de las palabras "al posible integrante" al final del preámbulo en la sección sobre los derechos del miembro.

COMITÉS Y PROYECTOS.
Ken reportó que el ejecutivo estuvo recomendando que cambiáramos nuestro enfoque en apoyo a la actividad del proyecto. El Ejecutivo sintió que nosotros deberíamos estar involucrados en proyectos que provean beneficios grandes a la comunidad, envolver un alto grado de participación ciudadana y proveer visibilidad a Los Amigos. Deberíamos estar trabajando con otras organizaciones para alcanzar nuestros objetivos. Se propuso que los siguientes Comités que sigan existiendo con su enfoque actual: Reciclaje, levantar fondos y relaciones públicas

COMITÉ PARA LEVANTAR FONDOS.
Tom proveyó una actualización del estado de nuestra venta para levantar fondos: Fiesta La Peñita. Un comité ha sido establecido y los planes están por venir. Los dirigentes están a continuación: Tom Plattenberger - Comité de planes. Sydney Richmond - Subasta silenciosa. Ian Richmond - Boletos. Ralph Reichert - Coordinación con Thomas Bartlett/Sarah Walter. Individuos que estén interesados en ser voluntarios en cualquiera de estas áreas deberán contactar a estas personas. Sus nombres y correos electrónicos serán puestos en nuestro portal de Internet. Los boletos ya están impresos y la promoción comenzará muy pronto.

COMITÉ DE RECICLAJE.
Vern dio una actualización sobre el trabajo del comité de reciclaje. Se siguen levantando semanalmente en las 14 escuelas de La Peñita y La Colonia. El comité ahora ha hecho la transición de levantar el reciclaje por si mismo a que el comprador directamente lo haga; el cambio ha sido bueno pues el comprador tiene un camión mas grande que el anterior. El tema de premiar a estudiantes tendrá que ser tratado en un futuro cercano. El comité está esperando la dirección del Ejecutivo con respecto a la expansión del programa para publicar puntos estratégicos. Un asunto importante que enfrenta el comité en la reciente caída del precio del reciclaje.

OTROS COMITÉS.
Dado el nuevo enfoque, los comités de la erosión de la playa, Agua y drenaje y el de seguridad han dejado de funcionar. Esto liberará hasta 67,000 pesos para usar en otras iniciativas.

NUEVAS INICIATIVAS.

Limpieza de la playa:
Se propuso por parte de Roberto, seguido de Joyce que: Para promover mejor a La Peñita a turistas nacionales e internacionales y para estimular el orgullo de la comunidad entre los residentes de La Peñita, que Los Amigos del comité de limpieza hagan una campaña "Limpiemos la playa de La Peñita" su proyecto primordial para el 2009, con un programa de continuidad para el mantenimiento.

El movimiento fue aprobado y un comité fue establecido para desarrollar una propuesta formal para que esta iniciativa entre en acción. Roberto acordó encabezar este comité con fundamentos interinos y un número de miembros se apuntaron para participar voluntariamente.

Asuntos se levantaron en el transcurso de la discusión acerca de que el comité debería considerar en incluir: cuanto de la playa será incluida, otros grupos/organizaciones que deberían estar envueltos, que hacer respecto a áreas que ya tienen mantenimiento, si debería haber un componente educacional, el tema de cantinas y temas con respecto a la calidad del agua.

BECAS/PROGRAMA EDUCACIONAL.
Ken notó que el Ejecutivo estaba proponiendo que un fondo para becas fuera establecido para animar a más estudiantes a asistir al CONALEP y a animar a estudiantes a participar en servicios comunitarios.

Johan indicó que él ha estado trabajando en una propuesta para una iniciativa educacional general. El asintió seguido por Roberto que: Un comité de educación sea establecido:
Propósito: Para mejorar la calidad de la educación para los niños en nuestra comunidad.

Términos de referencia: El comité:

• Consiste de una persona que dirija el comité y hasta ocho miembros de Los Amigos y un representante escogido por cada comité de padres que quiera participar. Un quórum para el comité serán 4 personas de las cuales deben ser representantes de un grupo de padres.
• Decidir sobre la cantidad total de los fondos disponibles para lograr el propósito de la mejor manera
• Decidir sobre el criterio para seleccionar estudiantes para que reciban apoyo, (logros académicos, necesidad financiera, habilidades de liderazgo demostradas, membresías en Los Amigos etc.)
• Trabajar con el comité de padres de cada escuela para ayudarles a alcanzar sus metas.
• Donar materiales o pagar gastos directamente pero no dar dinero.

Hubo una discusión considerable respecto a si o no estas iniciativas eran conflictivas o complementarias. Ken indicó que el ejecutivo estaría preparado para considerar las dos proposiciones y regresar a la siguiente reunión respecto a opciones potenciales.

Tom asintió, seguido de Rick, que el movimiento de Johan fuera entablado hasta la siguiente junta. El movimiento fue aprobado.

REDUCIR EL USO DE BOLSAS PLÁSTICAS.
Este artículo fue diferido a la siguiente reunión.

OTROS NEGOCIOS.

Fue pedido que la agenda para la siguiente junta fuera puesta a nuestra página Web.

Se anotó que el Ejecutivo debería desarrollar una estrategia para trabajar con otros grupos.

Barb pidió voluntarios para ayudar con la traducción para la página de Internet.

Ken anunció que la limpieza del parque continuará el sábado, tres de diciembre en dos grupos de trabajo- uno a las ocho de la mañana y el otro a las tres de la tarde. El trabajo continuará pintando el equipo de los juegos recreativos y nivelar las canchas.

Celia agradeció a los voluntarios por la limpieza del parque. Ella anuncio que habrá una posada para los niños el 19 y 20 de diciembre. Ella invitó a todos a asistir y pidió donaciones de juguetes y dulces. Se asintió por la parte de Ann y seguida de Jeannie que la reunión se concluyera. El movimiento se aprobó y la junta termino a las 8:30.

La siguiente junta será el 22 de diciembre.

Sumario de las minutas de la reunión de Los Amigos 28 de enero, 2008

35 miembros asistieron en la galería y restaurante Xaltemba a las 7 p.m. el lunes.

ASUNTOS PENDIENTES - Betty condujo

1. Comité de la limpieza de la playa y las áreas cercanas: Habrá una reunión con oficiales del gobierno para finalizar nuestros asuntos anotados ya mencionado en la ultima reunión. Y los oficiales reafirmaron que entienden estas preocupaciones de limpiar las playas, el mantenimiento de las calles laterales de la carretera y la limpieza de los aceros y la entrada del pueblo, la ubicación de los taxistas...etc. Un camión de recolección de la basura llegará en marzo. Una petición para los dueños de terrenos desocupados de vigilar para basura. Cuando los proyectos de construcción han terminados de limpiar los escombros y materiales que sobran. Una petición para los encargados de los supermercados de no tirar vegetales y fruta podridos atrás de su edificio y de mantener su mercancía en dentro de sus tiendas.
2. Comité de la limpieza del estero y rió: Necesitamos apoyo para la limpieza de estas áreas.
3. Para todas estos necesidades pedimos el uso de los fondos de la acción ciudadana.

ASUNTOS NUEVOS - Mark condujo

1. 1. La Asociación de Guayabitos: estamos preparando cartas para los oficiales acerca del agua, el drenaje y la basura y ambos grupos firmaran.
2. Convertirnos a una asociación registrada: Los tramites empezará el 6 de febrero con un notario.
3. Limpieza: De los autos abandonados en La Peñita, Betty informó que Green Parrot S.A. de C.V. esta preparado cumplir con el servicio mientras ellos funcionan. Incluido en este servicio es la Colonia.
4. Reciclaje de botellas plásticas: Reuniremos el miércoles, 30 de enero para finalizar las detalles. Pagaremos 1 pesos 20 centavos por kilo de botellas separadas en colores transparente, verde y azul. 14 escuelas recibirán costales grandes y en los jueves los estudiantes llevaran las botellas y en los viernes recuperamos las costales y damos recibos a las escuelas. Una copia de los recibos pasara a la Señora Joyce como representante de Los Amigos. Cualquier persona quien tiene botellas plásticas pueden regalarlas a estudiantes vecinos. Nora informó que los letreros son designados para educar a los estudiantes de las escuelas sobre el programa. Don Pedro recibió un aplauso para su trabajo. Sr. Rafael de Ciel ofreció donar un garrafón de agua cada seis meses a cada salón de clases que recolecta la mayoría de plástica. Sras. Betty y Nora también recibieron un aplauso por su trabajo. La siguiente reunión para el grupo encargado con el reciclaje estará en la galería Xaltemba el 30 de enero a las 7 p.m.
5. Recaudación de fondos: Ken pedio un reporte sobre las ventas de los boletos y Arla informó que recibió 113 talones de los boletos y el dinero y los de mas pronto van a regresar. Llama a Arla a 274 1209 para regresar los talones y el dinero. Hay un pedido para hieleras para el evento y pueden entregar las hieleras a la Hacienda de la Peñita el 8 de febrero.
6. Reporte de tesorería: Gastó 849 pesos con un sello y tintero, la apartada postal, bolsas de basura y copias.
7. Reporte del agua: Nora informó que 95% del trabajo de la tubería ha estado completado con una fecha de terminación el 9 de febrero y habrá una reunión con Sr. Marconi el 8 de febrero.
8. Relaciones publicas: Marion ha aceptado esta puesto muy importante. Estamos agradecidos a ella y sus voluntarios, David, Eddie y Zobeida. Ellos darán bienvenidas a otros con talento. Ve el sitio Web abajo si desean comunicarse con ellos.
9. Seguridad: Gordon no se presentó
10. Sito Web: Barb dice que esta activa y necesita actualizarlo regularmente. Por favor no manda información directamente al sitio sino al comité de relaciones publicas en su correo electrónico publicrelations@losamigosdelapenita.com
11. Campo deportivo: Una discusión sobre cambiar los planes de un campo deportivo en Rincón de Guayabitos junto con la cancha de tenis a reparar un campo deportivo ya existente en la Peñita. Betty dijo que ella hablara con el presidente municipal la siguiente reunión.
12. Sugerencias: Que La Peñita promueva una meta para embellecer el pueblo y sus colonias y tal vez con anuncios, letreros y información por los medios de comunicación los ciudadanos van a estar integrados.
13. Noticias: Un informe que el vendedor de verduras "El Campo" ha cambiado por enfrente del Ministerio Publico. Se termino la reunión a las 8:30 de la noche y la siguiente reunión estará el 11 de febrero en el restaurante y galería Xaltemba. Agradecemos a Roberto y Eddie por el uso de su lugar.